5 Rủi Ro Thường Gặp Khi Tổ Chức Event Và Cách Quản Trị "Sống Còn"

Trong ngành sự kiện, sự khác biệt giữa một đơn vị chuyên nghiệp và một tay ngang nằm ở khả năng Quản trị rủi ro (Risk Management). Một sự kiện có thể được chuẩn bị trong 6 tháng nhưng có thể đổ bể chỉ trong 6 giây nếu bạn không lường trước được những biến số.

Dưới đây là 5 rủi ro "chí mạng" và kịch bản ứng phó chuẩn chuyên gia cho năm 2026.

1. Rủi ro về Kỹ thuật và Công nghệ (Technical Failure)

Năm 2026, khi các sự kiện phụ thuộc nặng nề vào AI, Hologram và đường truyền Internet tốc độ cao, một sự cố nhỏ về nguồn điện hoặc kết nối có thể làm tê liệt toàn bộ chương trình.

• Biểu hiện: Micro hú rít, màn hình LED "chết" điểm ảnh, mất kết nối livestream, hoặc hệ thống AR không khởi động được.

• Giải pháp "Diamond": * Luôn có hệ thống dự phòng (Redundancy) tỉ lệ 1:1 cho các thiết bị cốt lõi (Mixer, Laptop trình chiếu).

  • Tổng duyệt (Rehearsal) ít nhất 2 lần trước giờ G với đầy đủ hiệu ứng âm thanh, ánh sáng.

2. Rủi ro về Nhân sự và Diễn giả (Human Resources)

Diễn giả chính (Keynote Speaker) đến muộn, MC đọc sai tên khách VIP, hoặc đội ngũ PG/PB thiếu chuyên nghiệp là những tình huống thường xuyên xảy ra.

• Biểu hiện: Chương trình bị "cháy" giáo án (bể Timeline) do thiếu người điều phối.

• Giải pháp "Diamond": * Xây dựng bảng Cue-sheet (kịch bản chi tiết đến từng giây) cho toàn bộ ekip.

  • Thiết lập kênh bộ đàm thông suốt giữa Đạo diễn sân khấu, Kỹ thuật và Quản lý nhân sự.

3. Rủi ro về Thời tiết và Địa điểm (Venue & Weather)

Đối với các sự kiện Outdoor (ngoài trời), thời tiết là kẻ thù số 1. Ngay cả sự kiện Indoor, các vấn đề về phòng cháy chữa cháy (PCCC) hoặc giấy phép địa điểm cũng là "bom nổ chậm".

• Biểu hiện: Mưa đột ngột, gió lớn làm đổ cấu trúc sân khấu, hoặc bị đình chỉ sự kiện do thiếu giấy phép.

• Giải pháp "Diamond":

  • Luôn có Plan B (Phương án dự phòng): Nhà bạt dù hoặc khu vực sảnh chờ thay thế.

  • Kiểm tra pháp lý và bảo hiểm sự kiện ít nhất 2 tuần trước khi diễn ra.

4. Rủi ro về An ninh và An toàn khách mời (Security & Safety)

Đám đông mất kiểm soát, sự cố cháy nổ hoặc ngộ độc thực phẩm (với tiệc Teabreak/Gala Dinner) có thể dẫn đến những hậu quả pháp lý nghiêm trọng.

• Giải pháp "Diamond": * Bố trí đội ngũ an ninh tại các điểm chốt chặn và lối thoát hiểm.

  • Kiểm định chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm của đơn vị Catering.

5. Rủi ro về Truyền thông và Khủng hoảng dư luận

Trong thời đại mạng xã hội phát triển như năm 2026, một hành động nhỏ không chuẩn mực tại sự kiện có thể bị quay phim và phát tán, gây ảnh hưởng tiêu cực đến thương hiệu.

• Giải pháp "Diamond": * Thành lập tổ phản ứng nhanh (Crisis Response Team) để theo dõi các hashtag liên quan đến sự kiện trên không gian mạng.

  • Kiểm soát chặt chẽ nội dung trình chiếu và phát ngôn của Speaker trên sân khấu.

Bảng so sánh: Mức độ tác động và Ưu tiên xử lý

Kết luận: Quản trị rủi ro là đầu tư, không phải chi phí

Đừng đợi đến khi sự cố xảy ra mới tìm cách cứu vãn. Một chuyên gia tổ chức sự kiện giỏi là người đã "nhìn thấy" sự cố từ khi nó còn chưa bắt đầu và có sẵn giải pháp trong túi áo.

Bạn có muốn nhận bộ "Checklist Quản trị rủi ro sự kiện 50 mục" để áp dụng ngay cho dự án sắp tới không? Hãy để lại thông tin để nhận tài liệu độc quyền nhé!